Você dá uma olhada na sua lista de tarefas completas e pensa: Como posso fazer tudo? E quando a gente risca um atarefamento que parece não ser importante e depois percebe que na verdade a anotação tinha importância?
Então, qual é a melhor maneira de desenvolver uma lista de tarefas? Como organizar e estruturar melhor seus horários?
A solução é criar seu sistema pessoal e individualizado com bons hábitos que permitem executar com facilidade, eficiência e eficácia todas as suas obrigações, de uma forma relaxada, sem exageros que causam exaustões mentais ou físicas.
Não esqueça de encontrar algum tempo para também descansar, do contrário a fadiga pode ser uma barreira para você realizar suas atividades futuras. Veja os 12 mandamentos organizacionais das tarefas e dos horários.
1: Visão geral
Você precisa de uma visão geral do que é necessário para fazer bom uso de seu tempo e energia. Fique de olho a fim de não esquecer nada importante.
Portanto, colete todas as suas tarefas, compromissos, informações e ideias por escrito.
Encontre a ferramenta certa para anotar. Pode ser desde o bloco de notas do seu computador ou app de celular até um caderno ou uma folha pendurada na porta da geladeira.
2: Subdivisões para ajudar o entendimento
Eu recomendo que você grave os compromissos em um calendário e as tarefas de modo separado na lista. Mas, também é possível organizar de uma outra forma de acordo com as suas preferências.
Subdivida as tarefas para uma boa visão geral em categorias significativas, por exemplo, em projetos, divisões de empresas ou contextos como recados e ligações telefônicas.
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3: É preciso administrar a lista
Tenha costume de editar suas tarefas e informações. Isto quer dizer que a organização está funcionando de forma correta.
Nos casos de mudanças urgentes se recomenda editar imediatamente, não esquecendo de apagar os compromissos cancelados ou que já foram realizados.
Durante a supervisão é importante não deixar as coisas pela metade. Isto porque o acúmulo de informações desencontradas pode mais atrapalhar do que ajudar no final das contas.
4: Pequenas listas completas são mais motivacionais
Em caso de falta de tempo para você administrar a lista de tarefas é possível organizá-la nas etapas menores, o que fornece uma sensação de sucesso e motiva a continuar. Muitos projetos abertos e de “pontas soltas” causam estresse, consciente ou inconscientemente, não deixando seu cérebro em repouso.
5: Estabelecendo um sistema de planejamento
Encontre um sistema de planejamento que funcione para você. Isso significa ser necessário definir o prazo adequado, como metas de 90 dias e programações semanais ou diárias, por exemplo.
Também recomendo que você planeje apenas a próxima semana ou o dia seguinte. A vantagem é ser possível reagir com mais flexibilidade aos imprevistos, e, ao mesmo tempo, ficar de olho em tudo o que está atualizado.
6: Sem superestimar ou subestimar
Ao planejar considere suas metas de negócios principais, datas fixas e apontamentos individuais na lista de tarefas.
Planeje de forma realista e conservadora, porque a experiência mostra que superestimamos o tempo disponível todos os dias. E, ao mesmo tempo, subestimamos tudo o que podemos fazer por um longo período.
7: Prioridade ao foco
Defina suas tarefas de foco diárias ou semanais e dê prioridade. Elas são as coisas que fornecem valor agregado real a longo prazo, aproximando você um pouco mais de suas metas.
As demais tarefas menos importantes podem estar anotadas em outro papel de maneira inteligente.
Foco também significa que você está se concentrando no que faz sem distrações. Sempre planeje momentos imperturbáveis em sua rotina diária. Isso é muito importante para a criatividade e a qualidade do seu trabalho.
8: A melhor forma de trabalho
Descubra a maneira, o ambiente e os momentos que você executa melhor as suas tarefas. É aqui que o seu biorritmo entra em cena. Por exemplo, de manhã cedo, posso fazer muito bem as coisas que me desafiam mentalmente; outras pessoas ficam mais aptas à noite.
Descubra como e quando você pode entrar melhor no fluxo para trabalhar da maneira mais relaxada possível e ao mesmo tempo com toda a sua energia.
Se você quase sempre adia certos compromissos ou acha que certa tarefa parece muito complicada talvez exista uma razão: A escolha do horário ou dia para desempenhar a atividade.
9: Facilitar o melhor caminho
Muitas vezes nos sentimos sobrecarregados e estressados porque as coisas são muito complicadas ou pesadas. Às vezes, ajuda pensar e “reorganizar” por cinco minutos, em vez de seguir a mesma rotina impraticável por diversos anos.
Se acostume a questionar sobre seus processos e suas tarefas: O que você poderia simplificar? Quais compromissos podem ser cancelados ou desempenhados de maneira diferente?
Pense também em tudo que compromete seu tempo, por exemplo: O tempo utilizado para responder mensagens nas redes sociais.
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Boas rotinas trazem mais facilidade à vida. Um bom exemplo está na rotina matinal individual, à qual você começa o dia relaxado (a) e sem pressa.
10: O dia de descanso
Repetidamente, tire um tempo para descansar e reabastecer suas baterias. Certifique-se de inserir tal horário como uma data fixa no calendário.
Somente quando você está em plenas condições físicas e mentais é possível recuperar toda a sua energia para alcançar o máximo do seu potencial.
Desta forma, mesmo que existam muitas tarefas a serem desempenhadas nunca use o seu dia de descanso para trabalhar, do contrário toda à sua futura semana vai estar comprometida em termos de energia.
11: Muitas tarefas e pouco tempo
Esteja ciente de que haverá mais pontos em suas listas de tarefas e planos do que tempo disponível. Nossa vida é assim.
Você tem duas opções: Reduz suas atividades ou não faz tudo sozinho (a)!
Existem efeitos colaterais para quem sempre se preocupa com tudo: Frustração, fadiga e estresse, condições que podem desencadear outros problemas de saúde.
12: Confiar no trabalho de outras pessoas
Talvez seja necessário diminuir a reivindicação de perfeição e confiar que outras pessoas realizem as coisas para a sua satisfação ou talvez até melhor em termos de qualidade.
Para descobrir quais áreas podem ser apropriadas à terceirização faça as seguintes perguntas:
- Quais tarefas principais são difíceis ou chatas?
- Quais tarefas outras pessoas podem executar mais rápido ou melhor?
- Quais tarefas bloqueiam meu tempo para trabalhos mais lucrativos?
A prática dos 12 mandamentos da organização
Erga a cabeça, não há certo ou errado. Existe apenas o seu sistema que funciona melhor para você. É claro que não precisa tentar todas as 12 dicas organizacionais de uma só vez.
Comece com o que lhe agrada e o que você pode integrar bem na sua vida cotidiana. Aos poucos complete os mandamentos, realizando uma verdadeira transformação organizacional que melhora a sua vida nos mais diferentes sentidos.
Trabalhar tendo mais prazer, dormir com maior conforto, se alimentar da forma correta, enfim, praticando os mandamentos da organização estas são apenas algumas das vantagens que qualquer pessoa pode ganhar. Agora é arregaçar as mangas e começar a organização.
Existem tantas abordagens e técnicas diferentes em gerenciamento de tempo que parecem ótimas. Essa é a teoria. Na prática você precisa de um mínimo esforço não apenas para praticar os 12 mandamentos como também manter tudo funcionando nas administrações da organização no longo-prazo.
(Fonte da imagem em destaque: ID 11066063 / Pixabay.com)
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